为了避免因员工处置不当，造成公司文件、资料中的重要数据、 信息遗失和泄露等情况的发生，给公司带来不必要的经济损失，公司内部会有专门的文件规章制度，员工须严格遵守公司保密协议要求，定期对自己所保管的文件资料进行整理，对于日常需要归档的文件应妥善保管，对于不需归档且过期作废的资料、日常办公作废的文件（包括一般文件、重要文件、机密文件、草稿、复印废页及文字废纸，磁盘、光盘、图纸等（特别是上市公司的文件和资料）不得随便丢弃、不得倒入垃圾桶内、不得交予保洁人员，以防止泄密事件的发生。

在工作过程中形成的个人临时性草稿及文字废纸，由员工本人通过碎纸机自行进行破碎销毁，在工作过程中形成的日常办公作废的文件（指一般性文件、重要文件）、复印废页，需报部门负责人审核鉴定确已无保存价值的，待审核通过后由部门负责人现场监督本部门员工使用碎纸机进行破碎销毁，需要找一家专业的提供文件销毁的公司，注意要专业、服务要好，否则公司的文件将会被泄密的可能，主要看公司的成立年限和文化以及文件的销毁手段，销毁设备是现代高科技，运用现代化管理、数字化服务，全程的360度监控，加强了保密的严密性。

文件销毁不当会造成不少的损失，很多企业或公司对于机密文件销毁的细节，并没有特别的重视，往往会对公司的经济利益产生不利的影响，公司内部应该制定相关的规章制度进行约束管理，员工必须严格执行，对于公司的机密文件必须要保密，以及对机密文件进行处理，整理规范，对于作废的文件要放到一边去，不要随便乱扔，公司内部的事情做好之后，文件被泄露的机会就会降低很多，并不是内部做好就可以了，还需对文件销毁制定一些方针，才能保证万无一失，保证重要文件不被其他竞争对手轻易的获得，挽回公司的损失。

为强化文件保密管理提升安全意识，开展办公废旧文件资料集中销毁“绝密”行动，用实际行动践行绿色发展理念，文件资料销毁工作是文件管理的重要环节，根据文件资料销毁相关制度要求，做好销毁文件资料登记造册，现场工作人员清点核查废旧文件资料，并形成文件移交清单，集中销毁，防止重要文件泄密，现场确认签定移交清单，确保文件安全移交，为积极响应国家绿色发展新理念，集中的销毁废旧文件，并将资源循环再利用，废旧文件搬运、销毁工作在监督人员监督下进行，确保文件安全销毁。